Het organiseren van een evenement kost veel tijd en energie, maar het levert ook veel op. Enthousiaste bezoekers en publiciteit voor je bedrijf zorgen dat je veel aan een evenement kunt hebben, maar hoe organiseer je een goed evenement? Wat komt er bij kijken en waar moet je allemaal aan denken? We bekijken het in dit artikel.
Wat is het doel en voor wie
Voor wie organiseer je het evenement en wat wil je ermee bereiken? Dit zijn de twee belangrijkste vragen waar je een duidelijk antwoord op moet krijgen. Het lijkt erg voor de hand te liggen, maar je doelgroep is alles bepalend als het gaat om de keuze voor de locatie, de activiteiten op het evenement, de muziek en de aankleding.
Budget bepalen
Ook je beschikbare budget is een belangrijke voorwaarde voor het succes van je evenement. Maak van tevoren een begroting. Vraag offertes op voor dingen zoals locatie, catering, drukwerk en huur van materiaal en personeel. Begin op tijd met het zoeken naar sponsoren als je financiële middelen mist. Als je weet waar je aan toe bent qua kosten, begin dan met het opstellen van het programma. Welke sprekers zijn er nodig? Welke activiteiten moeten worden georganiseerd en in welke volgorde.
Bezoekersstromen in goede banen leiden
Een goede voorbereiding is het halve werk. Naast het begroten van de kosten en het maken van het programma zijn er nog een aantal andere dingen die geregeld moeten worden. Denk aan de parkeermogelijkheden rondom het evenement die goed aangeduid moeten zijn. Dit kun je doen met afzetlint. Ook moeten er genoeg EHBO-ers op de locatie aanwezig zijn. De catering moet worden geregeld en de uitnodigingen moeten worden verstuurd. Op de uitnodiging moet duidelijk beschreven zijn waar en wanneer het evenement plaatsvindt. Een evenement organiseren is een hoop werk en je moet aan veel dingen denken. Toch is het mogelijk om dit met een goede planning zonder al te veel stress te doen.